Organisez les tâches de votre équipe, sans perdre le fil
Les demandes arrivent par mail, par message, en réunion. Les tâches se dispersent entre carnets, tableurs et post-it. Résultat : on relance, on oublie, on fait deux fois la même chose. Gladys donne à chaque équipe un espace où le travail est visible, réparti et suivi.
Organiser votre travail
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Tâches et sous-tâches
Affectées à une ou plusieurs personnes, avec une échéance et une priorité.
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Des listes
Pour regrouper le travail par thème, par semaine ou par type de demande.
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Mes tâches
Chacun retrouve tout ce qui l’attend, tous projets confondus.
Quatre vues, un seul espace
Chaque membre choisit sa façon de voir le même travail, dans le même projet :
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Tableau
Organiser librement les tâches.
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Kanban
Suivre la progression, de « à faire » à « fait ».
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Liste
Trier et filtrer pour retrouver une tâche en quelques secondes.
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Gantt
Placer le travail dans le temps et voir les échéances.
Dans chaque vue, les filtres, le tri et le regroupement par liste permettent à chacun de retrouver en quelques secondes ce qui l’attend, sans changer l’organisation du projet pour les autres.
Collaborer avec toute l’équipe, et au-delà
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Les échanges au bon endroit
Discussions et mentions directement sur le projet ou la tâche, plutôt que dans des fils de mails.
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Les documents partagés
Rangés avec le travail qu’ils concernent.
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Les partenaires extérieurs
Invités sur un projet précis, avec des droits limités : prestataires, clients, autres services.
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Des notifications
Pour être prévenu de ce qui vous concerne, sans être noyé.
Et quand l’activité devient un projet
Une demande grossit, un chantier se structure ? Vous passez à la gestion de projet dans le même outil : planning détaillé, ressources, budget et rapports. Voir Gestion de projet.
Démarrer en quelques minutes
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Créez un projet pour votre équipe ou votre service, vide ou à partir d’un modèle.
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Ajoutez vos listes et vos tâches, à la main ou par import Excel si elles vivent déjà dans un tableur.
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Invitez l’équipe et, si besoin, vos partenaires extérieurs avec des droits limités.
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Choisissez votre vue et travaillez : chacun garde la sienne, sur le même projet.
Les vues calendrier et carte mentale complètent les quatre vues principales, pour voir les échéances du mois ou organiser les idées d’un nouveau chantier.
Les échanges sans quitter le travail
Chaque projet a sa discussion, et chaque tâche ses commentaires. Une mention @ prévient la personne concernée, dans l’application, par e-mail et sur mobile. Les fichiers joints et les documents co-édités restent à côté de la tâche : quand quelqu’un reprend un sujet, il retrouve tout l’historique au même endroit, sans fouiller dans sa messagerie.
Ce que chacun y gagne
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Les membres de l’équipe
savent ce qu’ils ont à faire et pour quand, et retrouvent toutes leurs tâches au même endroit.
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Le responsable d’équipe
voit qui fait quoi, repère les retards et répartit le travail sans relancer par mail.
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Les partenaires extérieurs
suivent uniquement ce qui les concerne, sans accès au reste de l’organisation.
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La direction
retrouve l’activité des équipes au même endroit que les projets, quand elle a besoin d’une vue d’ensemble.
Pour qui ?
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Équipes support et administratives
Qui traitent des demandes récurrentes.
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Services d’une collectivité
Qui coordonnent le travail entre agents. Voir Gladys pour les collectivités.
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Équipes à l’étroit dans Trello
Qui veulent un outil qui grandit avec elles. Voir notre article Alternative à Trello.
Ils en parlent
Gladys est un outil intuitif qui permet un suivi visuel des projets en toute simplicité. La prise en main est très rapide et l’interface graphique très agréable.
Questions fréquentes
Combien de membres peut-on inviter ?
Autant que vous voulez : projets et membres sont illimités dans toutes les offres.
Peut-on travailler avec des personnes extérieures ?
Oui, en les invitant sur un projet, avec un rôle d’éditeur ou de lecteur.
Gladys remplace-t-il Teams ou Slack ?
Pour les échanges liés au travail, oui : ils restent attachés au projet. Voir notre article Alternative à Microsoft Teams pour gérer vos projets.
Peut-on reprendre des tâches qui sont dans un tableur ?
Oui, par import Excel (guide « Importer des projets depuis Excel ») : les tâches, les responsables et les dates sont créés en une fois.
Quelle offre pour une équipe qui gère surtout des tâches ?
L’offre Essentiel (12 € par utilisateur et par mois) couvre les tâches, toutes les vues et le Gantt. Voir les tarifs
Peut-on retrouver ses tâches de tous les projets ?
Oui : chacun dispose d’une vue qui rassemble ses tâches de tous les projets, avec celles en retard, celles de la semaine et celles à venir.
Les tâches peuvent-elles avoir des sous-tâches et plusieurs responsables ?
Oui : une tâche se découpe en sous-tâches, se confie à une ou plusieurs personnes et reçoit une échéance et une priorité.
Peut-on joindre des fichiers aux tâches ?
Oui, et les documents Word, Excel et PowerPoint se co-éditent directement dans le projet.
Votre solution m'intéresse, j'aimerais en savoir plus